Retour d'expérience sur le logiciel KAVALOG par Eq'Invest

07/01/2021

Retour d'expérience sur le logiciel de gestion équestre KAVALOG par Eq'Invest

Eq’Invest

Cyril Clavel a ouvert son premier poney club en 1997. Au fil des années et des opportunités qui se sont présentées sur le département des Yvelines, il a pris la tête de nouvelles structures équestres. Aujourd'hui, la société Eq’Invest se compose de trois poney clubs, une écurie et un club hippique. En parallèle de son activité équestre, Cyril Clavel a créé Galopro, un service de location de camion pour chevaux sans chauffeur.

Son challenge au quotidien ? Prendre les bonnes décisions au bon moment afin d’assurer la pérennité de ses entreprises. Pour la gestion de ses structures équestres, il fait confiance au logiciel Kavalog. Retour sur une collaboration historique.

Un équilibre entre rigueur et flexibilité

En tant que dirigeant de structures équestres, le constat est simple : plus le nombre d’entités gérées est important, plus les besoins en gestion sont exigeants. Avec cinq structures, 1 600 cavaliers et une vingtaines de salariés chez Eq’Invest, impossible de ne pas être rigoureux. Inscription des cavaliers, soins des chevaux, suivi des impayés… les processus doivent être maîtrisés. Cependant, Cyril Clavel souhaitait garder une certaine flexibilité.

« En gérant cinq structures bien distinctes au sein d’un même département, je peux proposer une offre différenciante à mes cavaliers. En effet, Eq’Invest créé des synergies entre ses centres et leurs activités. Vu le nombre de pratiquants inscrits, nous pouvons organiser régulièrement des rencontres, et même, nos propres concours. Cela suppose donc de garder des particularités propres à chaque poney club (mode de commercialisation, type de prestation, etc.), avec un outil me permettant de surveiller leur bon fonctionnement. »

Afin de relever le challenge d’une gestion agile, Eq’Invest a fait confiance aux solutions Kavalog.

Une gestion administrative productive

L’un des premiers objectifs de l’adoption d’un logiciel de gestion équestre reste le gain de temps administratif. En effet, une solution complète permet de tout gérer simplement à partir d’une seule interface. Mode de commercialisation, facturation, suivi des heures des cavaliers, suivi des heures de la cavalerie, soin des équidés, tout est centralisé au sein du logiciel Kavalog pour plus de confort et de productivité.

« Aujourd’hui, si nous n’avions pas Kavalog afin d’automatiser les tâches chronophages, je devrais embaucher un employé administratif supplémentaire à mi-temps, pour chaque centre. »

Une aide à la décision stratégique

« Bien que les poney clubs soient dans le même département, je dois pouvoir les gérer à distance. Pour cela, il est indispensable d’avoir accès à un certain nombre d’indicateurs directement depuis mon ordinateur. Quel est le taux de fidélisation ou de réinscription ? Les chevaux travaillent-ils assez et pas trop ? Tous les cavaliers ont-ils payé les cotisations dûes ? J’ai besoin de surveiller ces indicateurs afin de prendre les bonnes décisions au bon moment. Ainsi, j’assure la pérennité de mon entreprise. »

Kavalog étant un outil de gestion complet, les données liées aux cavaliers, aux équidés, à la facturation sont toutes centralisées. Cyril Clavel a donc accès à tous les indicateurs nécessaires en un clic.

Un levier de satisfaction des cavaliers

Afin de renforcer sa différenciation et la satisfaction client, Eq’Invest a également mis en place KavalogWeb sur chacune de ses structures. Les cavaliers ont ainsi la possibilité de réserver leur activité et stage, acheter leur carte, imprimer leur facture pour le CE ainsi que réaliser le paiement directement en ligne.

« KavalogWeb représente une vraie valeur ajoutée pour un poney club. Les cavaliers ont toutes les informations à disposition. Ils sont complètement autonomes face à leur commande et ne dépendent pas de nos horaires d’ouvertures. De leur point de vue, c’est un service indispensable à leur satisfaction.

D’un point de vue interne, le paiement en ligne est un vrai plus. Avant, il fallait attendre les chèques, réaliser les remises de chèque, aller à la banque, comptabiliser tout cela… Aujourd'hui, les cavaliers entrent leurs informations bancaires et nous n’avons plus rien à faire de ce côté-là. Une fois de plus, le gain de temps est énorme ! »

OBJECTIFS

  • Créer une offre différenciante
  • Assurer la pérennité des structures équestres
  • Faciliter la gestion administrative

 BENEFICES

  • Un gain de temps administratif
  • Des indicateurs pertinents pour prendre les bonnes décisions
  • Des cavaliers satisfaits Bénéfices par les démarches en ligne

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