Création du dossier du cavalier, inscriptions aux reprises, réservations des stages et activités… multiplié par le nombre de cavaliers adhérents de votre centre, la gestion des inscriptions est une activité très chronophage pour vos équipes. À cela s’ajoute la saisonnalité de l’activité équestre qui crée des pics de charge avant l’été et à la rentrée.
En tant que dirigeant de centre équestre, avec un quotidien déjà chargé, vous devez gagner du temps sur certaines tâches. Dans cet article, nous revenons sur tous les aspects de la gestion des inscriptions. En quoi n’est-elle pas optimale dans la plupart des centres équestres ? Comment l’améliorer ? Comment les attentes des cavaliers ont-elles évolué ? Décryptage.
L’impact négatif d’un processus d’inscription non optimisé
Une gestion imparfaite ou peu automatisée des inscriptions impacte l’activité des centres équestres.
Tout d’abord, une gestion manuelle des inscriptions représente une grande perte de temps pour vous ou votre équipe : chaque année une personne du centre doit remplir la fiche de chaque adhérent. Avec peu de cavaliers, cette tâche est déjà longue, mais au-delà d’un certain nombre d’adhérents, elle devient ingérable. De plus, les fiches papier complexifient la gestion des plannings de reprise ainsi que des inscriptions aux stages et activités. C’est pourquoi certains centres équestres choisissent d’utiliser Excel pour les inscriptions. Plus rapide, le processus basé sur le tableur reste tout de même mal optimisé. En effet, à moins de savoir manipuler les tableaux croisés, la définition des plannings reste un réel casse-tête.
En deuxième lieu, cette organisation manque de fiabilité. L’erreur est humaine ! Écriture difficile à relire, erreur de ressaisie, perte d’informations… Une gestion non optimisée génère de nombreuses erreurs qui vous font perdre plus de temps dans l’inscription de vos adhérents.
En dernier lieu, elle occasionne une expérience décevante pour vos cavaliers. Un cavalier qui ne peut s’inscrire qu’auprès de votre secrétariat se sent forcément contraint. Il est obligé de se déplacer jusqu’au centre équestre sur les plages horaires d’ouvertures pour ses inscriptions ou changements de planning. Le centre équestre se prive donc des cavaliers qui ne peuvent gérer leurs activités de cette manière.
Afin d’éviter ces écueils, il est indispensable d’optimiser votre processus de gestion des inscriptions.
4 motivations pour fluidifier la gestion des inscriptions dans votre structure équestre
Dans un monde de plus en plus digitalisé, vos cavaliers ont pour habitude de tout faire en ligne, en toute autonomie, au quotidien. Les activités sportives n’échappent pas à la tendance. Vos cavaliers ont besoin de pouvoir s’inscrire directement en ligne à l’aide d’une plateforme. Leur proposer cette facilité a plusieurs effets bénéfiques :
La satisfaction des cavaliers et un gain de temps pour votre équipe
Permettre aux cavaliers de s’émanciper de votre secrétariat et de gagner en autonomie est avant tout un confort pour eux. Ils gèrent leurs reprises, stages et activités quand ils le souhaitent, d’où ils souhaitent. Bonus : s’ils ont des rattrapages à programmer, ils n’ont pas besoin de vous contacter. La diminution des visites au secrétariat et des appels intempestifs se traduit par un gain de temps énorme. Vous récupérez des heures précieuses à consacrer à d’autres tâches au sein du centre.
Une augmentation du taux de remplissage
Donner de l’autonomie aux cavaliers ne signifie pas perdre une relation de confiance, bien au contraire. Un cavalier qui ne peut s’inscrire que lorsqu’il est présent au centre équestre a plus de chances d’oublier son planning, plutôt qu’un cavalier qui a défini ses heures à tête reposée chez lui. Les centres équestres ayant adopté une plateforme d’inscriptions en ligne voient généralement leur taux de remplissage s’améliorer.
Une réduction naturelle des impayés
À travers la plateforme en ligne, les cavaliers effectuent aussi leur règlement directement en ligne par carte bancaire. Cela évite les oublis lors de la visite au centre.
Une image plus moderne
Mettre en place une gestion des inscriptions en ligne donne une image moderne d’un centre équestre, en phase avec les évolutions sociétales. Toute la souplesse ainsi offerte aux cavaliers rendra la structure d’autant plus attractive à un public qui a intégré le réflexe digital dans son quotidien.
Les inscriptions à votre centre équestre sont un enjeu central au sein de votre centre équestre. Du gain de temps à l’image renvoyée par votre centre… négliger leur optimisation pourrait avoir un impact négatif sur votre structure.
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