Un pilotage et une gestion efficaces sont la clé du succès de votre centre équestre. Seulement voilà, les tâches administratives s’accumulent au point qu’elles prennent une partie intégrante de votre quotidien. Suivi des plannings, soins des équidés, tenue du registre d’élevage…Les sollicitations sont nombreuses et elles vous détournent parfois de l’essentiel.
Afin de dégager assez de temps pour vous concentrer sur l’accueil des cavaliers, vous avez décidé de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion pour centre équestre.
Sur le marché, il existe pléthore de solutions et parmi tous les outils disponibles, il est parfois difficile de peser le pour et le contre, de démêler l’accessoire de l’essentiel.
Dans cet article, nous vous proposons six critères indispensables à prendre en compte pour bien choisir votre logiciel de gestion équestre.
1 – Un logiciel de gestion de centre équestre complet
L’objectif d’un logiciel de gestion de centre équestre est de couvrir l’ensemble des volets de votre gestion quotidienne. Il est donc indispensable de se tourner vers un prestataire capable de vous proposer un périmètre complet. Pour que la solution soit réellement synonyme de gain d’efficacité, les fonctionnalités doivent couvrir les domaines suivants :
- Cavaliers : fiches cavaliers détaillées, gestion des familles, historique complet, pensions et demi-pensions, licences et cotisations ;
- Inscription en ligne : gestion des coordonnées et mot de passe des adhérents, inscriptions au(x) forfait(s) avec choix de la reprise associée, gestion des récupérations, achat de cartes, visualisation et impression des factures, paiement en ligne ;
- Équidés : fiche signalétique complète, registre d’élevage, gestion et rappel des soins, charge de travail par cheval, planning individuel ;
- Plannings : création de modèles de reprises multi-critères, reprise ponctuelle, planification ponctuelle, décompte automatique des heures, gestion des présences ;
- Facturation : ventilation des différents taux de TVA, facturation d’ensemble des “paniers”, enregistrement des règlements avec répartition simple du montant sur plusieurs factures, gestion des chèques différés, bordereau de remise en banque, gestion des avoirs et des acomptes, liste des factures impayées et relances ;
- Indicateurs de performance : évolution annuelle du chiffre d’affaires, chiffre d’affaires par catégorie de prestations, statistiques sur ventes, nombre d’heures dispensées par période, nombre de cavaliers par période, nombre d’heures par cheval, taux de remplissage par reprise et par catégorie.
Cette liste est non-exhaustive, car chaque structure est unique et peut donc nécessiter l’utilisation de fonctionnalités supplémentaires. Mais à défaut d’avoir une couverture fonctionnelle assez large, vous risquez d’avoir à investir dans plusieurs logiciels et donc d’alourdir vos charges.
2 – Un logiciel de gestion de centre équestre évolutif
Un logiciel de gestion de centre équestre complet est indispensable afin de rationaliser les coûts. Votre structure va connaître des changements au cours de sa vie. Il y a fort à parier qu’au début vous n’aurez besoin que de certaines fonctionnalités, mais qu’au fur et à mesure de votre évolution, vos besoins changeront. Votre logiciel doit être suffisamment riche et évolutif pour accompagner le développement de votre structure.
3 – Un logiciel de gestion de centre équestre mis à jour régulièrement
Tout comme votre centre équestre, poney club ou écurie évolue, votre secteur d’activité connaît des changements. De nouvelles réglementations apparaissent, de nouveaux besoins émergent régulièrement – utilisation du smartphone, dématérialisation des paiements. Par ailleurs, lors de l’utilisation du logiciel, vous allez certainement avoir des idées d’améliorations.
Vous devez vous assurer de choisir un éditeur avec une équipe connaissant le domaine des loisirs équestres, ses règles, ses acteurs et consciente des besoins d’évolution. Un logiciel de gestion de centre équestre doit suivre les mutations de son secteur. Intégrer les fonctionnalités nécessaires à la conformité des structures, mettre à jour l’ergonomie avec l’évolution des technologies, prendre en compte les retours clients et sans cesse proposer des améliorations à ses clients… tous ces facteurs assurent un service de qualité ainsi qu’une collaboration de long terme.
4 – Un logiciel de gestion de centre équestre avec un support accessible
Lorsque l’on utilise un logiciel, quel qu’il soit, il subvient des interrogations ou des besoins de support en général. Le SAV devient alors un élément essentiel du choix de la solution. Qui compose l’équipe support ? Est-elle intégrée au reste de l’équipe ? Quelles sont les plages horaires pour joindre un interlocuteur ? En combien de temps pouvez-vous espérer obtenir une réponse à vos interrogations ? Vous devez vous intéresser à ces questions avant même de choisir le logiciel. En effet, le support est très souvent un levier de satisfaction ou d’insatisfaction pour les utilisateurs.
5 – Un logiciel de gestion de centre équestre en partenariat avec les acteurs clés de l’équitation
Que ce soit pour les licences, la tenue du registre d’élevage ou encore les nouveautés règlementaires, le monde de l’équitation s’appuie sur des organisations clés : la Fédération Française d’Équitation (FFE), le Groupement Hippique National (GHN) ou l’Institut Français du Cheval et de l’Équitation (IFCE).
Si l’éditeur de logiciel sélectionné est partenaire de ces organisations, l’efficacité administrative sera décuplée :
- À l’aide d’une solution agréée FFE, vous pourrez effectuer les inscriptions et souscrire aux licences FFE directement depuis votre logiciel de gestion de centre équestre.
- Grâce à un partenariat avec le GHN, vous bénéficierez d’une veille réglementaire et de l’intégration de nouvelles règles directement dans le logiciel équestre
- Grâce à une convention IFCE, vous pourrez récupérer toutes les informations du cheval dans votre logiciel sans ressaisie. À l’aide du numéro SIRE, toutes les données du type nom, race, type, robe, année de naissance remonteront automatiquement.
6 – Un logiciel de gestion de centre équestre utilisé par des pairs
Si vous pouvez obtenir des informations commerciales et techniques à propos d’un logiciel très facilement sur Internet, rien ne vaut la parole de vos pairs : clubs, centres équestres, écuries, propriétaires…Plus impartiaux et ancrés dans la réalité du terrain, leurs retours d’expérience sont un excellent moyen de comparer différents outils de gestions.
Vous pouvez dans un premier temps vous appuyer sur les avis Google ou ceux de sites comparatifs. Mais le plus intéressant reste de chercher des témoignages et retours d’expérience sur les sites des prestataires.
Les témoignages sont aujourd’hui fréquemment utilisés par les éditeurs pour confirmer leur expertise et mettre en avant l’efficacité de leur produit. Si un éditeur n’en propose aucun sur son site, soyez prudent !
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