Au quotidien, la gestion d’un centre équestre requiert organisation et rigueur. De nombreux aspects sont à prendre en considération : relation avec les cavaliers, inscriptions, organisation de la facturation, suivi des chevaux ou encore pilotage des activités… La liste est longue.
Mises bout à bout, ces différentes obligations peuvent vite devenir chronophages et stressantes.
Pour éviter de vous retrouver happé par les tâches administratives et manquer de temps pour être sur le terrain, nous vous proposons de faire le point sur 5 enjeux majeurs auxquels sont confrontées les structures équestres, ainsi que nos conseils pour y faire face.
Le pilotage du registre d’élevage au cœur de la gestion des centres équestres
Si vous êtes gérant d’un centre équestre, le registre d’élevage constitue un des documents les plus importants pour votre société ou association. Obligatoire depuis l’année 2000, la tenue de ce registre nécessite un investissement en temps parfois conséquent de votre part ou des moniteurs, soigneurs, vétérinaires… Il arrive encore qu’il soit conservé dans un classeur, ou pire, sous forme de feuilles volantes. Perte, altération d’état, difficulté des mises à jour, les risques sont nombreux.
Pour conserver des données et des statistiques claires, l’idéal est d’informatiser et de dématérialiser votre registre d’élevage. Les applications de gestion de centre équestre comme Kavalog le proposent. En optant pour un mode SaaS, elles deviennent accessibles depuis un téléphone ou une tablette sans investissement informatique additionnel. Pratique lorsque vous ou vos collaborateurs êtes sur le terrain.
La gestion administrative comme cheval de bataille
La trésorerie et la facturation, c’est le nerf de la guerre ! Effectuer des prévisions, calculer la TVA – avec les différents taux qui caractérisent votre activité, échanges avec votre cabinet comptable… Tout ceci prend un temps considérable, en plus d’être redondant au quotidien !
La problématique des relances et des impayés, qui peuvent rapidement troubler le bon fonctionnement de votre structure équestre, est également d’une importance capitale.
N’oublions pas non plus l’apparition du COVID-19 ; désormais, bien des établissements privilégient les démarches administratives à distance pour minimiser les risques de transmission du virus.
Seulement voilà, un tel changement d’organisation demande des outils adéquats. Le recours massif au téléphone peut amorcer la transition, mais il n’est pas viable à long terme, car vite envahissant. De même, conserver une gestion sur papier ou Excel multiplie les risques d’erreurs de saisie.
On retrouve heureusement différentes applications dotées d’un module de gestion administrative spécialement conçu pour les centres équestres.
Des alertes d’impayés en temps réel à l’automatisation des calculs en passant par la simplification de la comptabilité, l’utilisation d’un logiciel dédié à la gestion des centres équestres peut décupler la productivité de votre entreprise.
L’organisation des activités, un indispensable
Parmi les pierres angulaires de votre activité, on retrouve également la prestation de services. Afin de générer un chiffre d’affaires suffisant, une bonne partie de vos journées consiste à planifier et prendre en charge les activités de votre clientèle : reprises, stages, randonnées etc.
Maintenir le planning des activités à jour peut vite devenir prenant. Les cavaliers, eux, sont dépendants de votre standard téléphonique pour réserver, décaler ou annuler leur participation aux activités de votre centre équestre.
Ici encore, le recours à une solution logicielle adaptée se montre particulièrement efficace. Notre outil Kavalog par exemple, vous propose une gestion simplifiée du planning et de vos reprises en quelques clics. Les cavaliers, eux, y accèdent en ligne. Ils gagnent en autonomie, puisqu’ils ont la possibilité de réserver par eux-mêmes leurs activités, mais aussi de les régler si nécessaire. Notre système est par ailleurs capable de gérer les bons de récupération des forfaits et de décompter automatiquement les heures sur les cartes de chaque cavalier.
L’importance de la communication pour gérer un centre équestre
Qu’il s’agisse d’envoyer des informations importantes à vos cavaliers ou de promouvoir votre établissement à l’extérieur, une communication efficace peut apporter beaucoup à une structure équestre.
Aujourd’hui, l’envoi d’emails ou de SMS est devenu la norme dans la gestion d’un centre équestre, mais nécessite bien souvent des heures de travail.
Pas d‘inquiétude : les technologies existantes sont désormais très efficaces pour vous faciliter la vie sur ce volet. Avec l’aide d’un outil bien fourni, vous pouvez utiliser des “modèles” préremplis pour construire vos emailings et SMS, mais aussi créer un système de filtres très fin.
Si votre campagne de communication est exclusivement destinée à vos clients existants entre 30 et 40 ans, vous pouvez faire en sorte de restreindre l’envoi aux personnes répondant à ces critères.
Enfin, vous pouvez choisir de présenter vos différentes offres et formules en utilisant un système de catalogue en ligne, que peuvent directement consulter les cavaliers au lieu de recourir au téléphone.
Le respect de la réglementation en vigueur
Concluons en abordant un point parfois négligé dans la gestion des centres équestres : la conformité aux différentes réglementations administratives.
Qu’il s’agisse du RGPD encadrant l’exploitation des données personnelles ou de la loi antifraude sur la TVA (article 286 du Code Général des Impôts), le respect de la réglementation doit être assuré avec minutie sous peine de vous exposer à des complications judiciaires. Problème : vous n’avez pas forcément une connaissance poussée de ces enjeux (ce qui est tout à fait compréhensible) et des bonnes pratiques à adopter.
Chez Kavalog, nous avons équipé notre outil d’un module d’aide à la mise en conformité des centres équestres. De cette façon, vous pouvez concentrer votre temps sur le cœur de votre activité en vous appuyant sur le logiciel pour vous assurer que votre structure équestre est à jour sur le volet réglementaire.
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