Retour d’expérience : Digitalisation de la gestion et facturation d’une Écurie

Afin d’optimiser son quotidien administratif, Sonia Hallaf, propriétaire des écuries, a choisi de faire confiance au logiciel dédié Kavalog.

Propos recueillis auprès de Sonia Hallaf, propriétaire de l’écurie de la Paulnière.

Contexte : Écurie de la Paulnière

À la fois poney club et écurie de propriétaires, les écuries de la Paulnière, situées à Loches en Indre-et-Loire, proposent une multitude de services équestres :

• cours enfants et adultes,
• pension de chevaux,
• préparation à la compétition,
• etc.

Sa problématique était la gestion comptable et administrative de sa structure équestre: devenues chronophages, elles laissaient de moins en moins de temps pour s’occuper des cavaliers et des chevaux.

OBJECTIFS RECHERCHÉS

• • Fiabiliser la facturation
• • Gagner du temps sur l’administration de la structure
• • Abandonner la gestion manuelle

BÉNÉFICES

• • Une solution dédiée à la gestion des écuries
• • Une gestion entièrement digitalisée
• • Un gain en sérénité face aux échéances (facturation, TVA)

Les débuts: Une gestion manuelle chronophage et limitée

En tant que propriétaire des écuries, Sonia Hallaf s’occupe de la gestion comptable et administrative de sa structure. Dès sa création, il y a 15 ans, Mme Hallaf a mis en place un système de fiches papier où elle documentait l’ensemble de son activité.
Ainsi chaque cavalier et chaque cheval disposait d’une fiche où les reprises, les activités, les soins, étaient répertoriés minutieusement. Mais ce type de gestion était très chronophage: « À l’époque où je gérais ma structure à l’aide de fiches papier, la facturation me prenait un temps considérable. Je devais rechercher la bonne information, vérifier les paiements effectués et calculer le reste dû. ». Cette méthode était en contradiction avec le développement d’activité de la structure : « J’y consacrais au minimum une journée par semaine. Avec un volume croissant de factures à produire, la gestion manuelle n’était tout simplement plus possible. »

Premier logiciel de facturation pour une digitalisation en demie-teinte

Le marché des logiciels de facturation regorge de solutions logicielles. Difficile d’y faire son choix. Madame Hallaf choisit dans un premier temps de faire confiance à un outil généraliste. « Cela m’a permis de gagner un peu de temps sur l’édition des factures, mais avec un tel logiciel impossible d’abandonner la gestion manuelle pour une digitalisation complète. »
En effet, les solutions logicielles généralistes du marché n’ont pour objectif que l’édition des factures. La propriétaire de la structure équestre devait donc maintenir une base de données papier à jour et saisir ligne par ligne les activités facturables et le taux de TVA applicable. Gain de temps et fiabilité n’étaient donc pas au rendez-vous.

Le choix d’un logiciel métier : vers plus d’efficacité

Afin d’en finir avec la gestion manuelle chronophage, les écuries de la Paulnière se sont tournées vers le logiciel de gestion dédié aux structures équestres, Kavalog.

« Dès que j’ai eu l’occasion de découvrir le logiciel Kavalog, j’ai décidé d’abandonner mon ancienne solution généraliste. »

Sonia Hallaf, propriétaire de l’écurie de la Paulnière

Le logiciel lui permet de gérer l’ensemble des besoins de la clientèle, des clients cavaliers aux prestataires externes.« En effet, à travers un outil dédié, j’ai pu digitaliser l’ensemble de la gestion de l’écurie. Reprises, activités, soins des chevaux, suivi des cavaliers… tout est entièrement géré par le logiciel. Finie la perte de temps liée à la ressaisie et à la recherche d’information. »

« Cet outil est pensé pour notre métier. »

Sonia Hallaf, propriétaire de l’écurie de la Paulnière

« Nous gagnons en efficacité et fiabilité administratives, et cela nous permet d’accorder plus de temps à notre clientèle, notre cavalerie et infrastructure en générale. Par ailleurs, avec les rappels pour les soins des chevaux, la détection des impayés… j’ai gagné en sérénité. Le logiciel pense pour moi. »

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