Retour d’expérience : Digitalisation de la gestion et facturation d’un centre équestre.

Le centre équestre Les écuries Sainte Anne cherchaient depuis longtemps à automatiser certaines de leurs tâches administratives, notamment la facturation. Ils ont trouvé un partenaire de confiance avec le logiciel dédié Kavalog.

Propos recueillis auprès de Laurent Trehin, propriétaire des Écuries Sainte Anne.

Contexte : Les Écuries de Sainte Anne

Les Écuries de Sainte Anne sont situées à Saint-Gaudens en Haute-Garonne.
Le centre équestre propose un large panel d’activités pour tous publics :
Cours d’équitation, stages pour enfants et adultes, pension ou demi-pension, sauts d’obstacles,
concours complets, dressage, équifun…

Sa problématique était la gestion comptable et administrative de sa structure équestre : devenues chronophages, elles laissaient de moins en moins de temps pour s’occuper des cavaliers et des chevaux.

OBJECTIFS RECHERCHÉS

• Automatiser la facturation du centre équestre
• Gagner du temps sur les tâches administratives
• Trouver un partenaire qui comprenne les enjeux d’une écurie

BÉNÉFICES

• Un quotidien administratif allégé grâce à l’automatisation
• L’amélioration de la satisfaction des cavaliers à travers la vente en ligne
• Une confiance accrue des propriétaires de chevaux avec une gestion maîtrisée

Les débuts: Une gestion manuelle chronophage et limitée

« Il y a 15 ans, lorsque je suis devenu gérant et propriétaire des Écuries Sainte Anne, toute ma gestion était entièrement manuelle. La facturation était manuscrite et tout s’est très vite compliqué lors de l’application de la loi anti-fraude TVA. Quant à la gestion des reprises, j’avais un système de cartes. Tous mes mercredis et samedis soirs étaient consacrés à vérifier et pointer l’ensemble des cartes une par une. En plus d’être chronophage, la gestion manuelle était également source d’erreurs. En conséquence, quand l’activité s’est développée et que nous avons dépassé les 120 cavaliers hebdomadaires, je n’avais plus le temps de faire autre chose que de la gestion. Il m’était impossible de garder un tel fonctionnement. J’avais besoin d’une solution en premier lieu pour faciliter ma facturation. Pendant mes recherches, j’ai découvert Kavalog. Je les ai contactés. Aloïs Seyberlich, le gérant, est venu faire une démo sur le centre. J’ai été surpris de la complétude du logiciel. À partir d’une seule interface, le logiciel gère les cavaliers, les plannings des reprises, les soins des chevaux, les demandes de licences à FFE, et bien sûr la facturation. »

Bien plus que de la gestion de facturation

Depuis sa mise en place, Kavalog gère l’ensemble des prestations du centre équestre : accès aux installations, enseignement, hébergement, etc. « La facturation est donc plus simple à réaliser avec la garantie d’être conforme à la réglementation » constate notre client. « Et quel gain de temps : l’export comptable ne me prend plus que dix minutes par trimestre ! Par ailleurs, la solution s’est révélée être un véritable allié pour prendre soin des chevaux. Chaque équidé a son propre livret de santé digital. Maréchalerie, vermifugation, vaccination, tous les rappels sont automatiques. Cette digitalisation des soins me permet d’être serein face aux contrôles des services vétérinaires. De plus, j’ai remarqué une réelle confiance de la part des propriétaires qui laissent leurs chevaux en pension : ils se sentent rassurés face à notre manière de gérer leurs animaux. »

« Le logiciel est un gage de qualité pour les propriétaires de chevaux. »

Laurent Trehin, propriétaire des Ecuries Sainte Anne

Le choix d’un logiciel métier : vers plus d’efficacité

La gestion des licenciés s’est également simplifiée pour le centre équestre, notamment à travers le label « solution technique agréée par la FFE ». « La solution étant connectée avec la fédération, je n’ai qu’à saisir les demandes de licences dans le logiciel pour que celles-ci soient validées » indique Laurent Trehin. « Avec le temps que nous devions consacrer aux inscriptions, un tel label a été une révolution pour nous : j’ai gagné plusieurs journées de travail ».

Les cavaliers bénéficient également des avantages de la solution : « Grâce au temps gagné avec l’automatisation des plannings des reprises, des pointages des activités et de la facturation, j’ai pu développer de nouvelles prestations en phase avec leurs attentes. »

Vers davantage de ventes en ligne

Récemment, les Écuries de Sainte Anne ont adopté la solution Kavalog Web, un portail de réservation et paiement en ligne.

« Ce portail a dynamisé l’activité de mon centre équestre. »

Laurent Trehin, propriétaire des Ecuries Sainte Anne

« Les habitudes de consommation des clients ont évolué. Ils veulent réserver leurs activités le soir ou le week-end sans avoir à nous appeler. Il existe donc un réel engouement pour ce portail. Les résultats ont atteint le double des objectifs de ventes que je m’étais fixés. »

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